مدارک مورد نیاز برای ارسال بار در بخش‌های مختلف ممکن است متفاوت باشد. اما یک سری مدارک و اسناد اصلی وجود دارند که برای ارسال هر نوع باری مورد نیاز است. بسته به حجم بار ارسال آن به روش‌های متفاوتی انجام می‌گیرد. به عنوان مثال حجم بار شما ممکن است بسیار کم باشد. جهت انتقال این نوع بار در داخل و خارج کشور می‌توان از حمل و نقل زمینی و یا هوایی استفاده کرد. اما اگر حجم و میزان بار شما زیاد باشد باید آن را از طریق روش‌های مختلف دیگری ارسال کنید.
مدارک مورد نیاز برای ارسال بار در روش‌های گوناگون
ارسال بار در حجم بیشتر در اکثر موارد از طریق حمل زمینی امکان پذیر نیست و یا هزینه‌ی آن بسیار زیاد است. از این رو می‌توان از طریق سایر روش‌ها مانند حمل و نقل دریایی یا هوایی این کار را انجام داد. در حمل و نقل هوایی میزان بار کمتری را می‌توان ارسال نمود اما امنیت و سرعت ارسال در این روش بالا است. اما اگر حجم و میزان بار شما زیاد است و عجله‌ای برای ارسال آن ندارید حمل و نقل دریایی بهترین گزینه برای انجام این کار می‌باشد. همچنین هزینه‌ی ارسال کالا در این روش برای حجم زیادی از بار بسیار کمتر از روش حمل و نقل هوایی و پست می‌باشد.
مدارک مورد نیاز برای ارسال بار در هر یک از روش‌ها با یکدیگر متفاوت است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:
ارسال کالا از طریق حمل و نقل زمینی
ارسال بار از طریق حمل و نقل زمینی به دو دسته‌ی بین المللی و داخلی تقسیم می‌شود. حمل و نقل بین‌المللی معمولا با کشورهای همسایه و نزدیک صورت می‌گیرد. برخی از کالاهای حمل و نقل بین‌المللی عبارتند از چای، قهوه، گوشت، میوه، سبزیجات و تخم مرغ.
جهت ترخیص کالا در حمل و نقل زمینی اسناد و مدارکی لازم است. بیمه، فاکتور، بارنامه، کارت بازرگانی و کارت ملی صاحب کالا و ترخیصیه از جمله‌ی این مدارک هستند.
ارسال کالا از طریق حمل و نقل هوایی
در صورت ارسال بار به خارج از کشور از طریق حمل و نقل هوایی، مدارک مورد نیاز برای ارسال بار از قرار زیر است:
صادرکنندگان می‌توانند با ارائه کارت بازرگانی شرکت خود مجوز صادرات کالا را اخذ کنند. کارت بازرگانی توسط اداره بازرگانی و صنایع معادن صادر شده و وزارت بازرگانی آن را تایید می‌کند.
اصل و کپی کارت بازرگانی برای صادرات کالا لازم می‌باشد.
از جمله اسناد و مدارک دیگر جهت ارسال هوایی بار می‌توان به قبض انبار، گواهی بهداشت، گواهی استاندارد و غیره اشاره کرد. بسته به کالای صادراتی مدارک مورد نیاز ممکن است متفاوت باشد.
اسناد و مدارک لازم جهت ترخیص کالا در گمرک
بسیاری از افرادی که با کار واردات کالا به ایران آشنایی ندارند و یا به تازگی در جریان این شغل قرار گرفته‌اند در ترخیص کالاهای خود از گمرگ دچار مشکلاتی می‌شوند. حل این مشکلات ممکن است مدت زمان کوتاه و یا زیادی طول بکشد که در هر دو صورت به زیان واردکنندگان است.
از این رو بهتر است در ابتدا در مورد مدارک لازم جهت ترخیص کالا از گمرک بیشتر بدانیم:
اظهارنامه
در این برگه کلیه‌ی ویژگی‌های بار اعم از حجم، وزن، تعرفه‌ی گمرکی و اطلاعات فنی آن درج شده است.
بارنامه
این مدرک یا سند توسط شرکت حمل کننده‌ی بار صادر می‌شود و در آن نام خریدار، فروشنده، مبدا و مقصد درج شده است. بارنامه در واقع یک نوع اوراق بهادار محسوب می‌شود که خریداری که در این سند ثبت شده است در صورت ارائه اصل بارنامه صاحب بار یا محموله تلقی می‌شود.
ثبت سفارش
این سند یکی از مدارک مهم و الزامی در ترخیص کالا است که جهت ورودیه بار از سازمان توسعه‌ی تجارت وزرات صنعت و معدن گرفته می‌شود.
مدارک مورد نیاز دیگری نیز جهت ترخیص کالا از گمرک وجود دارد. مدارکی مانند قبض انبار، گواهی مبدا، فاکتور، فهرست بندی و غیره.ارائه این اسناد هم الزامی می‌باشد.
