پس از تکمیل مدارک خواسته شده، باید آنها را از طریق پست به دانشگاه مقصد ارسال کنید. ارسال مدارک باید قبل از زمان تعیین شده برای دانشگاه انجام شود. زمان رسیدن مدارک شما بستگی به نوع پست انتخابی شما و نیز کشور مقصد دارد. بعضی مواقع دلایلی همچون تعطیلات وتغییرات آب وهوایی نیز در زمان رسیدن مرسوله ی شما تأثیر گذار می باشند.بنابراین در هنگام زمان‌بندی برای ارسال مدارک به این موارد هم حتما توجه کنید.
ارسال مدارک توسط کاراپست
شرکت کاراپست مفتخر است که ظرف مدت سه الی پنج روز می تواند مدارک شما را به دانشگاه مقصد پست کند. این شرکت در تهران و تمامی استان های ایران نمایندگی دارد که پس از دریافت مدارک شما آن را به تهران سپس به دانشگاه مقصد ارسال می کند. همچنین شما قادرید با استفاده از سیستم رهگیری آنلاین کاراپست در هرلحظه از وضعیت مرسوله خود مطلع شوید.
زمان رسیدن مرسوله بطور تقریبی می باشد. این امکان وجود داردکه بنا به دلایل گوناگون زمان رسیدن بسته شما حتی تا ده روز هم به طول بیانجامد (پنج درصد مواقع). به همین خاطر اکیدا توصیه می‌شود که زمان ارسال مدارک را به احظات پایانی موکول نکنید.
آدرس ها به دو دسته تقسیم می شوند:
- courier : با این آدرس مرسوله نهایتا به یک نفر داده می شود و امضای او به عنوان شخص تحویل گیرنده توسط پست گرفته می شود که معمولا در ساعت های اداری باید این بسته تحویل داده شود. برای شرکت های پست بین المللی سعی کنید از این نوع آدرس استفاده کنید.
- P.O.BOX : که صندوق پستی آن دفتر است که به صورت شبانه روزی قادرید بسته ی پستی را در آن بیاندازید.
سعی کنید تمام موارد پستی را یکجا داخل یک پاکت بگذارید. حتی مدارکی را که برای دانشگاه آپلود کردید را برای اطمینان خاطر بیشتر در پاکت بگذارید. اگر قرار است شما ریزنمرات رسمی خود را از طریق دانشگاه ارسال کنید می توانید مدارک دیگر ( رزومه, توصیه نامه و سایر مدارک) را به مسئول دفتر بدهید تا با ریزنمرات اصلی شما ارسال کند. در ادامه به مدارکی که باید پست شود می پردازیم.
بعضی از دانشگاه ها از دانشجویان متقاضی می خواهند که توصیه نامه ها توسط اساتید بصورت مستقیم ارسال بشود تا مطمئن شوند که خود دانشجو از محتوای اوراق اطلاعی نداشته باشد. این کار شامل هزینه‌های زیادی در بر دارد. راه حل آن این است که شما توصیه نامه ها را بصورت Sealed شده ارسال کنید. یعنی فرم مخصوص دانشگاه مقصد که توسط استاد تکمیل و امضا شده یا توصیه نامه استاد (که بر سربرگ انگلیسی دانشگاه پرینت و امضا شده است) و یا هر دو را داخل پاکت دانشگاه قرارداده، با چسب نواری درب پاکت را بچسبانید و نهایتا استاد با ماژیک CD روی چسب و پاکت را امضا کند. به این شکل چنانچه پاکتی باز شود مشخص خواهد شد. شما می توانید تمام توصیه نامه ها را به همراه سایر مدارک خود در یک پاکت به دانشگاه مقصد ارسال کنید.
نکات مهمی که باید در ارسال مدارک خود به آن توجه کنید
در برخی مواقع باید مدارک را به دو آدرس مختلف ارسال کنید. به عنوان مثال در مورد دانشگاه میشیگان شما باید دو سری ریز نمرات, یکی به دانشکده و دیگری به بخش مربوط به تحصیلات تکمیلی ارسال کنید. برای جلوگیری از دو بار پرداخت هزینه پست می توانید با دانشکده مربوطه هماهنگ کنید تا هر دو بسته برای آنها ارسال شود و سپس خود دانشکده بسته مربوط به تحصیلات تکمیلی را از طریق پست داخلی برای آنها بفرستد. توجه کنید که قبل از انجام این عمل حتما هماهنگی لازم با دانشکده انجام پذیرد.
حین ارسال مدارک خیلی هم عجول نباشید. چراکه این ضرب الاجلی که تعیین کرده اند بیشتر برای submission فرمهای تقاضانامه شما می‌باشد که موظفید سر موعد مقرر این کار را انجام دهید که در این زمان به خیلی از مدارک که وقت گیر هستند نیازی نیست مثلا نامه های توصیه نامه یا ریز نمرات باید جداگانه ارسال شوند. در بخش پر کردن فرمهای تقاضانامه (application forms) شما مدارکی مثلSop ،رزومه یا نامه سوابق شخصی خود را لازم دارید. البته حتی اگر این نامه‌ها را نتوانسته‌اید بنویسید عجله نکنید چرا که بعدا می توانید با مدارک دیگر ارسال کنید. ریز مدارکی که باید ارسال شوند معمولا عبارتند از:
- ریز نمرات دانشگاهی که در پاکتی که دانشگاه قبلی شما حتما آن را مهر و امضاء نموده می باشد.
- توصیه نامه های اساتید چنانچه روی کاغذ نوشته شده باشند.
- اگر دانشگاهی فرمهای آنلاین تقاضانامه ندارد فرم را پرینت گرفته ، پر نمایید و سپس آن در داخل پاکت قرار دهید.
مدارکی که می توانید در داخل پاکت اضافه کنید
- برای اطمینان بیشتر تعدادی از دوستان مجددا مدارکی را که به صورت آنلاین submit نموده اند در داخل پاکت قرار می دهند. این کار به میل خودتان است ولی لزومی هم ندارد.
- مقالات علمی خود را با کیفیت خوب پرینت گرفته و در داخل پاکت بگذارید (معمولا نیازی به ارسال مقالات نیست ولی خیلی از دوستان معمولا چکیده مقالات مهم را پست می کنند). در بیشتر فرمهای آنلاین تقاضانامه بخشی به این کار اختصاص داده شده است ولی بعضی از دوستان آن قدر مقاله چاپ کرده‌اند که امکان submit همه آنها به صورت آنلاین وجود ندارد.
- در بعضی از فرمهای آنلاین تقاضانامه نمونه کارهای نوشتاری شما را می خواهند که می توانید از مقالات خود در این بخش استفاده کنید و با این کار چند نشان را با هم بزنید. یعنی هم مقاله دارید، هم خودتان نوشته‌اید و هم از پول پست مدارک خود بکاهید.
- بعضی از دوستان از شرکتهای معتبر نامه هایی تهیه می کنند که نوعی توصیه نامه از آن شرکت است که ایشان در این مدت با این سمت اینجا مشغول به کار بوده است و ما نیز از ایشان رضایت کامل داشته ایم. این گونه نامه ها هم می تواند با مدارک ارسال شود. اگر نامه خوب باشد این کار نیز سودمند است ولی اجباری نیست.
- رزومه، SoP و سوابق شخصی را (در صورتی که دانشگاه بخواهد) نیز می توانید مجددا در داخل پاکت بگذارید.
